Microsoft 365: Multi-factor authenticatie (MFA) FAQ
Indien een externe gebruiker een gastaccount bij de UU krijgt, moet hier Multi-factor-authenticatie (ook wel MFA genoemd) op ingesteld worden om veiligheidsredenen. Dit gebeurt als diegene lid van een Teams-groep van de UU gemaakt wordt, toegang krijgt tot een SharePoint-site of OneDrive, of mappen/bestanden daarop.
In andere situaties, zoals deelnemen aan een losse Teams-vergadering, is dit niet van toepassing.
SharePoint, OneDrive en Teams zijn allemaal onderdeel van Microsoft (Office) 365 (het online samenwerkingsplatform van Microsoft).
In deze FAQ vind je veel gestelde vragen en antwoorden en is opgedeeld in de volgende categorieën:
- Multi-factor-authenticatie en Microsoft 365
- Praktische zaken
- Teams en Multi-factor-authenticatie
-
Multi-factor-authenticatie en Microsoft 365
In de onderstaande situatie is Multi-factor authenticatie (MFA) voor gastgebruikers wel nodig:
- Bij lidmaatschap: als een gastgebruiker toegang heeft gekregen of krijgt tot een Teams-groep of volledige SharePoint-site.
- Bij het delen van bestanden: als een bestand of map vanuit OneDrive en of SharePoint direct met een gastgebruiker wordt gedeeld of gedeeld is.
In de onderstaande situaties is Multi-factor authenticatie voor gastgebruikers niet nodig:
- Teams vergadering: indien een gastgebruiker wordt uitgenodigd voor een losse Teams-meeting vanuit de agenda in Teams en/of Outlook.
De term die Microsoft hanteert wijkt af van de term die de UU gebruikt. De UU spreekt van 2FA (Twee-factor-authenticatie) en Microsoft van MFA (Multi-factor-authenticatie). Het principe is echter hetzelfde.
MFA is alleen van toepassing bij inloggen. Dus als men gedurende de dag in Teams of SharePoint ingelogd blijft, zal dit slechts één keer zijn. Logt men uit, dan zal er bij het inloggen opnieuw om MFA gevraagd worden.
Volg daarvoor deze handleiding: Microsoft 365: Multi-factor authenticatie (MFA) voor gastgebruikers
-
Praktische zaken
Neem contact op met je contactpersoon van de UU of neem direct contact op met de ICT Servicedesk van de UU. De ICT Servicedesk kan een reset van MFA uitvoeren, waarna bij inloggen in de UU-omgeving een nieuwe telefoon opgegeven kan worden voor MFA. Heb je nog geen nieuwe telefoon? Dan kun je de reset aanvragen op het moment dat je wel een nieuwe telefoon hebt.
In eerste instantie bij je UU contactpersoon of door op de handleiding/FAQ op de UU-handleidingensite te kijken. Kom je er niet uit, dan kan je contact opnemen met de ICT Servicedesk.
Ja, een gastgebruiker kan op elk moment een organisatie verlaten zonder contact op te nemen met een beheerder.
- Met een werk- of schoolaccount ga je naar: https://myaccount.microsoft.com
- Met een persoonlijk account ga je naar:
https://myapps.microsoft.com
Door te kiezen voor de optie ‘Organisatie verlaten’ verlies je de toegang tot alle Teams-groepen en bestanden die met je gedeeld zijn.
-
Teams en Multi-factor-authenticatie
Multi-factor authenticatie voor gastgebruikers is in de onderstaande situaties wel nodig:
- Lidmaatschap: als een gastgebruiker toegang heeft gekregen of krijgt tot een Teams-groep of een Teams-kanaal.
Multi-factor authenticatie (MFA) voor gastgebruikers is in de onderstaande situaties niet nodig:
- Teams meeting: Indien een gastgebruiker wordt uitgenodigd voor een losse Teams-meeting (vergadering) vanuit de agenda in Teams en of Outlook.
- Teams live event met publieke toegang: indien een gastgebruiker wordt uitgenodigd voor een publieke live event waarbij inloggen niet nodig is.
- Teams webinar: indien een gastgebruiker wordt uitgenodigd voor een Teams webinar vanuit de agenda in Teams en of Outlook.
Nee, dat is niet nodig.
Ja, tijdens een Teams meeting kan je ook nog steeds op dezelfde manier bestanden delen met gastgebruikers door het uploaden van een document vanaf je computer. Voor het delen van een Cloud bestand vanuit OneDrive of een Teams-groep zal wel (inlog) en MFA gevraagd worden.
Nee, dat is niet nodig. Je hoeft als gebruiker maar één keer met Multi-factor-authenticatie in te loggen.
Ja, dat kan nog steeds op dezelfde manier. MFA is alleen van toepassing bij het inloggen op Teams-groepen van de Universiteit Utrecht en niet op de Teams-groepen (en kanalen) van andere organisaties.
Laatst bijgewerkt op: 27/09/2024