Sharepoint: als (gast)gebruiker inloggen vanuit uitnodigingsmail

In Sharepoint kan je leden toevoegen aan je Team. Behalve UU-medewerkers en -studenten kunnen dit ook externe personen zijn, ook wel gastgebruikers genoemd. Deze personen voeg je toe op basis van e-mailadres.

Als je in Sharepoint bent toegevoegd aan een team dan ontvang je hiervan een uitnodigingsmail. Vanuit deze mail kan Teams geopend worden en kan er worden ingelogd.

Stap 1

Open de uitnodigingsmail en klik op de titel van de Sharepoint site. Als je een melding krijgt dat je geen toegang hebt, probeer de link dan te openen via rechtermuisknop > open link in incognito venster.

Stap 2

Meld jezelf aan met het emailadres waarop je de uitnodigingsmail hebt ontvangen.

Stap 3

Je ontvangt een mailtje met een verificatiecode vanuit de Universiteit Utrecht, vul deze code in.

Stap 4

Universiteit Utrecht heeft een aantal gegevens nodig om toegang te verlenen. Sta deze toe om verder te gaan.

Stap 5

Hierna wordt je gevraagd om je MFA (Multi-factor authenticatie) in te stellen. Volg hiervoor de instructies die in beeld verschijnen.

Stap 6

Je hebt nu toegang tot de Sharepoint site.

Een gast die op deze manier is toegevoegd aan een Team/vergadering/Sharepoint krijgt tijdelijk toegang tot Microsoft 365. Deze toegang verloopt vanzelf wanneer iemand langer dan 90 dagen niet actief is geweest:
- Indien een gastgebruiker meer dan 90 dagen niet meer is ingelogd in Teams, SharePoint site of de gedeelde bestanden wordt het gastaccount vanwege security richtlijnen automatisch uit de Microsoft 365 omgeving verwijderd. De gastgebruiker heeft hierna geen toegang meer tot de Teams, SharePoint site of de gedeelde bestanden. Deze Microsoft 365 gastgebruikers ontvangen hier 10 dagen van te voren een mail notificatie over van de ICT Servicedesk van de Universiteit Utrecht en kunnen door opnieuw in te loggen hun toegang tot Microsoft 365 (zoals Teams) verlengen.
- De gastgebruiker kan altijd weer opnieuw toegang gegeven worden tot een Teams, SharePoint site of gedeelde bestanden op basis van het zelfde externe mailadres.
Een gastgebruiker moet om veiligheidsredenen altijd Multi-factor-authenticatie (ook wel MFA genoemd) instellen. Zie hiervoor Microsoft 365: Multi-factor authenticatie (MFA) FAQ | UU Handleidingen