Outlook: niet-persoonlijke mailbox koppelen
In deze handleiding lees je hoe je op een werkplek van de UU in Outlook 2016 een niet-persoonlijke mailbox kunt toevoegen. Dit is bijvoorbeeld een groepsmailbox van een afdeling. Hoewel de specifieke stappen kunnen verschillen, is voor Outlook 365 de strekking vergelijkbaar.
Met een niet-persoonlijke mailbox kun je:
- Mails lezen uit een algemene mailbox, en beantwoorden vanuit de algemene naam van de mailbox (bv. “ICT Servicedesk”)
- Verstuurde items worden bewaard in de mailbox van waaruit je ze verstuurt, en niet in je eigen verzonden items
- Categoriën (kleuren) instellen: deze zijn voor iedereen die de mailbox gebruikt hetzelfde
- Contactpersonen van de extra mailbox zijn ook beschikbaar als adreslijst
- Voor elke nieuwe e-mail is een notificatie zichtbaar onderaan het scherm
-
Mocht je problemen ervaren met je niet-persoonlijke mailbox kan het nodig zijn om je niet-persoonlijke mailbox (NPM) eerst te verwijderen, voordat je deze handleiding volgt om hem (opnieuw) toe te voegen. Hoe je dit doet lees je onderaan de pagina.
-
Stap 1
- Klik in Outlook linksboven op “File”.
-
Stap 2
- Klik vervolgens op “Account Settings” en dan nogmaals op “Account Settings”.
-
Stap 3
- Klik hier op “New”.
-
Stap 4
- Vink “Manual setup or additional server types” aan.
- Klik op “Next”.
-
Stap 5
- Vink “Microsoft 365” aan.
- Vul bij e-mailadres het volledige e-mailadres in van de niet-persoonlijke mailbox.
- Klik op “Next”.
-
Stap 6
- Log in met je eigen e-mailadres en soliswachtwoord
Let op: Gebruik hier niet het e-mailadres van de niet-persoonlijke mailbox voor, ook al staat het al ingevuld in sommige gevallen.
-
Stap 7
- Vul hier je 2FA verificatie code in (dit scherm kan er anders uitzien dan de afbeelding, afhankelijk van de 2FA methode die je gebruikt)
-
Stap 8
- Zorg dat “Set up Outlook Mobile on my phone, too” uitgevinkt staat
- Klik vervolgens op “Finish”
- Klik in de pop-up op “Ok”
- Herstart Outlook
Je niet-persoonlijke mailbox is nu gekoppeld en in de linker balk – waar ook je eigen inbox te vinden is – zichtbaar.
-
Het kan zijn dat deze NPM is toegevoegd als zogenaamde additionele mailbox, en niet als apart account. Om deze te verwijderen, volg je de volgende stappen:
- Ga naar bestand > info > accountinstellingen > accountinstellingen.
- Dubbelklik je eigen e-mailaccount
- Ga naar “meer instellingen”
- Ga naar “geavanceerd”
- Hier vind je de mailbox, en kun je hem verwijderen
- Klik op “OK” en “voltooien”.
Als je rechten hebt op een bepaalde niet-persoonlijke mailbox kun je via onderstaande link inloggen met je eigen studenten e-mailadres (bv. j.jansen@students.uu.nl). Vul bij deze link dan het e-mailadres van de NPM in waarop je wilt inloggen in plaats van “emailadresvandeNPM”.
http://outlook.office365.com/emailadresvandeNPM
Om een niet-persoonlijke mailbox te verwijderen volg je de eerste 2 stappen van deze handleiding. Je selecteert dan de mailbox die je wilt verwijderen en klikt vervolgens op “Remove”.
Als je een pop-up krijgt klik je op “Ok”.
Laatst bijgewerkt op: 17/07/2023