Logo Universiteit Utrecht

Handleidingen

Terug
Doelgroep: Medewerkers en Studenten

Printers: Scannen via Sharescan

Sharescan is een uitgebreide scanapplicatie die op een twintigtal Xerox printers is geïnstalleerd en waarmee het mogelijk is om o.a.

  • direct naar je home of groepsmap te scannen;
  • je gescande materiaal door middel van een pagina met een QRcode te splitsen;
  • scannen naar een e-mailadres.

In de FAQ onderaan deze handleiding kun je extra informatie vinden over de werking van de applicatie.

De gebruikershandelingen staan hieronder per template beschreven:

Basishandelingen         (stap 1 t/m 3)
Scan2Group                    (stap 4 t/m 8)
Scan2Group_Quick      (stap 9)
Scan2Group_QRCode  (stap 10)
Scan2Home_Quick      (stap 11)
Mail2Self                         (stap 12)
Mail2Any                         (stap 13 t/m 14)
Mail2NPM                       (stap 15 t/m 16)
Mail2DPD                        (stap 17)

  • Het toevoegen van achtereenvolgende (QR) scheidingspagina’s kan problemen veroorzaken. Gebruik daarom niet meer dan 1 scheidingspagina per splitsing.
    Dit geldt ook voor een QR op de voor- en achterkant van een pagina.

  • Stap 1

    Basishandelingen

    Log in op de printer en selecteer Sharescan.

  • Stap 2

    Plaats de documenten in de document feeder.

  • Stap 3

    Kies de gewenste template.

    De templates (op de Mail2DPD na) staan op elk apparaat met Sharescan. De Mail2DPD is aan bepaalde machines toegevoegd.

  • Uitloggen van Sharescan betekent niet dat je uitgelogd bent op de printer.

    Je dient ook uit  te loggen op de printer nadat je bent uitgelogd van Sharescan.

  • De timeout van Sharescan bij scannen naar fileserver is 1 minuut. Bij e-mail templates wordt je automatisch uitgelogd.

  • Stap 4

    Scan2Group

    Volg stappen 1 t/m 3 van de basishandelingen.

    Bij de template “Scan2Group”, klik op  <Next> als het scannen klaar is.

  • Stap 5

    Vul je password in en klik op <Next>. Een toetsenbord verschijnt zodra je op het ‘Password’ veld klikt.

  • om het toetsenbord te verlaten

    backspace om een kleine correctie uit te voeren

    om de hele regel te wissen

  • Stap 6

    Navigeer naar de gewenste map op de O schijf en klik op <next>.

  • Om naar de bovenliggende map te gaan.

  • Stap 7

    Pas eventueel de naam aan en klik op <send>.

  • Stap 8

    Klik op een van de opties.

     

  • Stap 9

    Scan2Group_Quick

    Deze template werkt op dezelfde manier zoals de Scan2Group.

    Verschil:

    • Geen aanpassing mogelijk in de bestandsnaam.

  • Stap 10

    Scan2Group_QRCode

    Deze template werkt op dezelfde manier zoals de Scan2Group.

    Verschillen:

    • Geen aanpassing mogelijk in de bestandsnaam.
    • QRCode splitsing mogelijk.

  • Stap 11

    Scan2Home_Quick

    Deze template werkt op dezelfde manier zoals de Scan2Group.

    Verschillen:

    • Scans worden geplaatst in de home map. Je kan binnen je U schijf tot 5 niveau’s diep navigeren naar de map waar je je bestand wilt opslaan.
    • Geen aanpassing mogelijk in de bestandsnaam.

  • Stap 12

    Mail2Self

    Hiermee scan je een stapel documenten naar je eigen e-mailadres. Je kunt het splitsen via een QRcode.

    Volg stappen 1 t/m 3 van de basishandelingen.

    Stap 4: Bij de template “Mail2Self”, klik op <Next>.

    Je wordt automatisch uitgelogd van Sharescan en je scans worden verstuurd naar je eigen e-mailadres.

  • Stap 13

    Mail2Any

    Hiermee scan je een stapel documenten naar een zelf gekozen e-mailadres.

    Je kunt je stapel documenten splitsen via een QRcode.

    Volg stappen 1 t/m 3 van de basishandelingen.

    Bij de template Mail2Any, klik op <Next>.

  • Stap 14

    Vul het ontvanger’s e-mailadres in. Je kunt ook het solis-id intikken maar dit vereist wel een bevestiging. Druk op het groene vinkje rechts naast het e-mailadres.

    Bij gesplitste documenten, dien je voor elk document op Send te drukken.

    Je wordt automatisch uitgelogd van Sharescan.

    Log uit op de printer.

  • Stap 15

    Mail2NPM

    Hiermee kun je snel naar een NPM (Non Personal Mail address) scannen.
    Je kunt je stapel documenten splitsen via een QRcode.
    Je kunt alléén de adressen gebruiken die in het pulldown menu staan vermeld.
    Als je een NPM aan het pulldown wilt laten toevoegen, neem dan contact op met ITS servicedesk.

    Volg stappen 1 t/m 3 van de basishandelingen.

    Bij de template Mail2NPM, klik op <Next>.

  • Stap 16

    Kies de NPM waar je heen wilt zenden door het nummer van de NPM in te toetsen en te bevestigen of via het driehoekje naast het invulveld.

    Je wordt automatisch uitgelogd van Sharescan, vergeet ook hier niet uit loggen op de printer.

  • Stap 17

    Mail2DPD

     

    Deze template is alleen voor HR medewerkers beschikbaar gesteld.

    Hiermee kun je snel naar een DPD e-mailadres scannen.

    Je kunt je stapel documenten splitsen via een QRcode.

    Volg stappen 1 t/m 3 van de basishandelingen.

    Bij de template Mail2DPD, klik op < Next>.

    Je wordt automatisch uitgelogd van Sharescan en je scans worden verstuurd naar het DPD e-mailadres van je onderdeel/faculteit.

    Log uit op de printer.

    • PDF-a archiefwaardig
    • Witte pagina’s worden automatisch weggelaten
    • PDF is doorzoekbaar
    • Encryptie van document is uitgeschakeld
    • Origineelsoort (Image Mode): Tekst/Foto
    • Origineelrichting: Portretoriginelen
    • Type opdracht: 2-zijdig
    • Resolutie: 300 dpi
    • Bits per pixel: 24
    • Afdrukkleur: Auto-herkenning
    • Kwaliteit/bestandsgrootte: Hoger/groter
    • Compressie: JPEG
    • Tekst automatisch rechtzetten (Deskew): Ja

    Nee. Een nieuwe scansessie begint bij aanmelden met een pasje of handmatige invoer. Bij elke sessie dien je de gewenste voorkeuren opnieuw in te voeren tenzij je de standaard instellingen wilt gebruiken.

    Als je een nieuw document wilt scannen naar dezelfde map, met dezelfde net gekozen instellingen, kun je Nieuw Document icoon selecteren. Er wordt geen wachtwoord gevraagd.

    Voor “New Destination” dien je wel voor die andere bestemming een wachtwoord in te vullen.

    Standaard wordt het origineel als dubbelzijdig gezien (Double Book). Voor enkelzijdige originelen, vóórdat je iets scant, kies je het button met het wieltje, en dan Single Sided.
     Double Calendar houdt in dat de achterkant van het gescande vel omgekeerd wordt (flip over) gescand.

     

    • gescande documenten kunnen direct in een map op de U- of O-schijf geplaatst worden.
    • alle documenten worden standaard archiefwaardig gescand (pdf-a, OCR dus doorzoekbaar, 300 dpi)
    • handige extra’s: blanco pagina’s worden automatisch verwijderd, stapel documenten splits je met een QRcode.

    Je kunt de scheidingspagina met QR-code downloaden als PDF.

    Print deze met een hoge resolutie/kwaliteit op een Xerox printer. Wanneer de QR-code niet scherp genoeg is, werkt hij soms niet goed.

    Houd er rekening mee dat je na elk apart te scannen document een scheidingspagina toevoegt.

    Dat hangt af van de grootte van de opdracht: hoe volbedrukt de pagina’s zijn, de scanresolutie, kleur, enzovoorts. Normaal gesproken wordt de scan direct in je geselecteerde map geplaatst.

    Wijzig de standaardinstelling ‘bestand’ van PDF-a naar PDF. Het scannen gaat dan sneller. Gevolg is wel, dat het PDF-bestand niet doorzoekbaar is.

    Het kan ook schelen om een map te kiezen die zo min mogelijk diep ligt. Kies bijvoorbeeld liever U:\Scans dan U:\My Documents\Archief\Scans.

    In de document feeder (bovenop de printer) kun je ongeveer 60 papiervellen leggen. Als je document meer dan 60 vellen bevat, kun je het in meerdere stapels scannen. Ze kunnen tot één document worden samengevoegd.

    PDF-a is archiefwaardig scannen. De “a” op het einde staat voor “archive”. Op deze site kun je uitgebreide info vinden over pdf-a: http://www.pdfa.org/pdfa-faq/

    Pdf-a is een subset van PDF that zorgt dat de inhoud correct wordt gereproduceerd in de toekomst. Pdf-a verbiedt dynamische inhoud zodat de gebruiker vandaag en in de toekomst dezelfde inhoud ziet. Fonts, kleuren, profielen, plaatjes zijn al in de pdf-a opgeslagen. Pdf-a is ook een ISO standaard, wat garandeert dat toekomstige softwaregeneraties zullen weten hoe de pdf-a files kunnen worden geopend.

    Nee, in dit geval moet je voor een ander format kiezen, bijvoorbeeld gewoon PDF.

    Nee, de kans is groot dat je scan mislukt. Een enkele QR is voldoende.

    Ze kunnen iets groter worden dan het origineel.

    Als je je gescande PDF wilt printen, zorg dan dat je in Adobe de optie “Actual size” kiest.

    Als je “Fit” (default) laat staan, dan gaat Adobe de paginagrootte iets aanpassen, en hierdoor zijn er te veel randjes zichtbaar. Ook als je document liggende en staande tekst/plaatje heeft: in Adobe, kies je voor Auto Portrait/Landscape.

    UU051125 Newtonlaan 201 3A.57
    UU051169 Newtonlaan 201 4A.57
    UU051076 Hans Freudenthalgebouw 2e etage
    UU051215 Martinus G. de Bruingebouw hal achterin
    UU051195 Androclusgebouw c140
    UU051182 Transcomplex 0.01B
    UU051007 Vening Meineszgebouw A 5.01
    UU051212 Androclusgebouw W 110
    UU051158 Bestuursgebouw 1.09
    UU051112 Janskerkhof 2-3a 0.04
    UU051209 Martinus J. Langeveldgebouw G207
    UU051229 Collega Hall 015
    UU051214 Sjoerd Groenmangebouw naast c121
    UU051053 Universiteitsbibliotheek Uithof 2.35
    UU051083 Hans Freudenthalgebouw 2.14
    UU051175 Bestuursgebouw 5.13
    UU051154 Bestuursgebouw 132
    UU051000 Bestuursgebouw 462
    UU051181 Bestuursgebouw 2e corner
    UU051150 Witte vrouwenstraat 7bis 1.29

    Elke printer heeft een contracteigenaar (faculteit of dienst). Deze bepaalt of er licenties aangeschaft kunnen worden.

    Dit is helaas niet mogelijk wegens security eisen.

    Print de QRcode op een (eventueel gekleurd) A4 vel.

    Voeg dit vel/deze vellen tussen de documenten die je wilt scannen.

    Sharescan ziet een pagina met QRcode als een scheidingspagina, en maakt aparte (PDF) documenten aan. Dit is handig als je meerdere setjes documenten hebt waarvan je aparte bestanden wilt hebben.

     

    Pas de standaard instellingen aan met behulp van de menuknoppen aan de linkerkant.
    Uitleg over de algemene knoppen in het hoofdmenu:

    Document-instellingen: links onderin.Hier kun je o.a. het type opgeven van het bestand (PDF, PDF-A, etc).Klik op “OK” om naar het hoofdmenu terug te keren.

    Scanner instellingen: 2e knop van onderen.Hier kun je geavanceerde instellingen veranderen voor het scannen (kwaliteit, etc).

    Klik op “OK” om naar het hoofdmenu terug te keren.

     

Laatst bijgewerkt op: 27/06/2019

Terug
Feedback

Heeft deze handleiding je geholpen?

Je helpt ons met jouw feedback. Zo kunnen we onze handleidingen verbeteren!

Sending