Logo Universiteit Utrecht

Terug
Doelgroep: Medewerkers

Digitale Handtekening (SignRequest)

Met SignRequest is het mogelijk om documenten digitaal te voorzien van een rechtsgeldige handtekening.

Deze dienst betreft een pilot en kent nog enkele beperkingen. In de loop van 2020 zal een traject gestart worden om een definitieve oplossing voor digitaal ondertekenen te selecteren.

  • Algemene informatie

    Inloggen kan je hier: https://signrequest.com/user/social/login/saml/?next=%2F&idp=uu
    Log in met je SolisID en wachtwoord. Authenticeer vervolgens met 2FA.

    SignRequest is gratis beschikbaar. Hier gelden een aantal beperkingen ten opzichte van de betaalde versie. Heb je na het lezen van deze vergelijking niet genoeg aan de gratis versie? Neem dan contact op met de ServiceDesk. De beperkingen op een rijtje:

    • Maximaal 10 documenten per maand laten ondertekenen (het gaat hier om documenten, niet handtekeningen, dus 1 document met 10 of meer handtekeningen is geen probleem);
    • Geen mogelijkheid om deel te nemen aan een team. Over teams later meer.
    • Geen mogelijkheid tot eigen (UU) logo’s.

    Het is het handigst als je met teams werkt binnen SignRequest. Echter kost deze functionaliteit geld en daarom zal dit beperkt worden verstrekt. Het voordeel van teams is dat je hiermee met een aantal mensen toegang hebt tot dezelfde documenten. Handig als mensen met vakantie gaan.

    Let op: Als je bent toegevoegd aan een team kun je alsnog vanuit jouw persoonlijke omgeving werken. Hiervoor gelden dezelfde restricties als bij een gratis account.

    Als je ingelogd bent, dan zie je rechtsboven in jouw naam staan. Als je hierop klikt, vind je onder andere de teams waar je in zit:

  • Documenten ondertekenen

    Let op: Het is niet toegestaan om documenten te uploaden waarvan de UU niet de auteur is.

    Om een document te laten ondertekenen, moeten we eerst een document uploaden. Links in het scherm vind je een groene knop. Klik hierop.

    Vervolgens krijg je onderstaand scherm te zien. Een bestand uploaden kan nu op twee manieren. De eerste is om vanuit een ander scherm het bestand hierin te slepen. Het bestand wordt meteen geüpload. Het is ook mogelijk om te klikken op ‘Kies bestand om te uploaden’. Kies vervolgens de juiste map waar het bestand staat en klik op ‘Openen’. Het bestand wordt nu geüpload.

    Standaard staat SignRequest zo ingesteld dat beide partijen het document gevraagd wordt te tekenen. De twee andere opties zijn dat alleen jij als uploader het bestand ondertekent; kies hiervoor de optie ‘Alleen ik’. De laatste optie is dat alleen derden het document hoeven te ondertekenen en jijzelf niet; kies hiervoor ‘Alleen anderen’.

    Vul vervolgens de ontvanger in. Bij E-mailadres staat jouw eigen e-mailadres.

    Voeg eventueel nog een bericht toe voor de ondertekenaars, stem in met de algemene voorwaarden en dan zijn er twee opties. De eerste is ‘Document voorbereiden’ en de tweede is ‘Onderteken en verstuur’. Als je het document voorbereidt, kun je zelf velden toevoegen waar je wilt dat de ondertekenaar zijn/haar handtekening en eventueel naam en datum invult. Kies in principe altijd deze optie. Zo kun je later ook templates aanmaken en kunnen documenten sneller verstuurd worden. Templates zijn documenten die je vaker verstuurt. Deze kun je dan opslaan inclusief de juiste velden op de juiste plekken en hoef je dat niet elke keer zelf toe te voegen.

    Vervolgens zie je in het midden van het scherm het document dat geüpload is. Ons testbestand ziet eruit met onder op het volgende:

    Deze tekst staat erin. Vervolgens kunnen we bij ‘Naam’ en tekstveld toevoegen, zodat de ondertekenaar daar zijn/haar naam kan invullen. Klik daar waar jij het tekstveld wilt toevoegen in het scherm. Vervolgens krijg je dit te zien:

    De vijf opties zijn als volgt:

    1. Dit is om een handtekeningenveld toe te voegen.
    2. Dit is om een datumveld toe te voegen.
    3. Dit is om een tekstveld toe te voegen.
    4. Dit is om een checkbox toe te voegen.
    5. Dit is om een toegevoegd item te verwijderen.

    Als we een handtekeningveld toevoegen, krijgen we het volgende scherm te zien:

    Hier kies je wie zijn/haar handtekening moet zetten in het handtekeningveld dat je wilt toevoegen. Klik ergens in het groene kader om een uitklapvenster te krijgen met alle mensen die eerder zijn toegevoegd. Kies hier de juiste persoon en klik vervolgens op ‘Opslaan’.

    Vervolgens zien we onderstaand scherm:

    Optie 1 zorgt ervoor dat we teruggaan naar het vorige scherm om dit veld te bewerken. Optie 2 is het verwijderen van dit veld. Optie drie geeft ons de mogelijkheid de vorm en grootte van het veld aan te passen. Als je in het gekleurde handtekeningveld komt met de muis, verandert je cursor. Op dit moment kun je het handtekeningveld verplaatsen.

    Als je nu ergens buiten het handtekening veld klikt, verdwijnen alle opties en kun je zien hoe het eruit ziet. Wil je nog een wijziging aanbrengen? Klik dan op het handtekeningveld en de opties verschijnen.

    Voor een naamveld kiezen we optie 3 en voegen we een tekstveld toe.

    Vervolgens zien we het volgende scherm verschijnen:

    Bovenin kiezen we wie van de ondertekenaars hier tekst moet invullen. Bij beschrijving voeren we in dit geval ‘Naam’ in. We vinken ‘Verplicht’ aan, zodat de ondertekenaar verplicht zijn/haar naam moet invullen. De optie ‘Multiline’ is bij een naam niet nodig, maar dit geeft de ondertekenaar de mogelijkheid meerdere regels tekst toe te voegen in plaats van slecht één regel. Handig voor opmerkingen. Vervolgens klikken we op ‘Opslaan’.

    Net als bij het handtekeningenveld hebben we hier een aantal opties, deze zijn gelijk.

    Om een datumveld toe te voegen, kiezen we optie 2:

    Dan krijgen we onderstaand scherm te zien.

    Wederom bepalen we wie de datum moet invullen. Vervolgens geven we aan of dit verplicht is of niet en is het handig om ‘Datum automatisch invullen’ aan te vinken. In dit geval zal de datum automatisch ingevuld worden op het moment dat een ondertekenaar het document opent. De datum zal dan worden ingevuld voor die specifieke datum.
    Klik vervolgens op ‘Opslaan’.

    Wederom krijgen we dezelfde opties als voorheen om het datumveld aan te passen.

    In het midden van het scherm zie je het document dat ondertekend moet worden. Aan de rechterkant staan alle opties. Zie je deze niet? Klik dan op ‘Opties’ boven in het scherm.

    Het is mogelijk binnen SignRequest een extra verificatie toe te voegen aan de ondertekening. Binnen de UU is dit verplicht en kan op twee manieren.

    SMS-verificatie

    Als je de opties aan de rechterkant ziet, kun je daar ook alle deelnemers zien. In ons voorbeeld zien we onszelf in een paarse balk en de ontvanger in een oranje balk.

    Als we nu op de ontvanger klikken, dan zien we het volgende scherm:

    Als we in het groene kader naast de Nederlandse vlag klikken, dan kunnen we hier een 06-nummer toevoegen. Let op: een SMS-bericht ontvangen kan kosten met zich meebrengen. Afhankelijk van het telefoonabonnement dat de ontvanger heeft. Heeft de ontvanger geen Nederlands telefoonnummer? Klik dan op de Nederlandse vlag. SignRequest ondersteunt momenteel Amerika, het Verenigd Koninkrijk en Duitsland naast Nederland.

    Wachtwoord

    Een wachtwoord toevoegen kan in hetzelfde scherm. Klik in het tekstveld onder ‘Gebruiker wachtwoord’ en voer hier een wachtwoord in.

    Deel dit wachtwoord met de ontvanger. Doe dit via een ander medium dan e-mail, vanwege de veiligheid.

    Het is binnen SignRequest mogelijk ontvangers toe te voegen die geen handtekening hoeven te zetten, maar die bijvoorbeeld alleen akkoord moeten geven of een kopie nodig hebben. Klik op het pennetje naast de ontvanger.

    En kies vervolgens de juiste optie.

    Ook is het mogelijk om een volgorde aan te brengen. Stel je voor dat er 3 mensen zijn die moeten ondertekenen, dan kun je de volgorde zo instellen dat de tweede persoon pas het document kan ondertekenen, als de eerste dat al gedaan heeft, enzovoorts. Dit kun je doen met de plus en min naast de ondertekenaar:

    Let wel: 0 is de eerste en 1 is de tweede. Dus de ontvanger met een 0 achter zijn/haar naam kan als eerste ondertekenen en daarna de ontvanger met een 1, et cetera.

    Ben je een ontvanger vergeten? Voeg een ontvanger toe.

    Vervolgens scrollen we naar beneden en zien we de naam van het bestand, het onderwerp in de te verzenden e-mail met daarbij een bericht.

    Ook kunnen we hier een automatische herinneren aanvinken. Deze herinnering zal verstuurd worden na 3 dagen en vervolgens op dag 8, 13 en 18.

    Ook is het hier mogelijk om een verloopdatum aan te geven. Als een ondertekenaar na deze datum op de link klikt, is het document niet langer zichtbaar.

    Tot slot zijn er hier nog vier opties.

    De eerste is Onderteken en verstuur. Via deze optie kun je zelf het document ondertekenen en vervolgens versturen naar de ontvangers.

    De tweede optie is ‘Opslaan als template’. Als je dit document vaker verstuurt, kun je er een template van maken.

    De derde optie is ‘Voeg bijlage toe’.

    De vierde optie is ‘Vervang originele document’. Deze optie kun je gebruiken als je het verkeerde document hebt geüpload.

    Als je kiest voor de optie opslaan als template, dan krijg je in je browser een nieuw tabblad. Dit scherm ziet er bijna hetzelfde uit als het vorige scherm. Wat veranderd is, is dat je niet de namen van jouzelf en de ontvangers ziet, maar nu staat er ‘Sender’ en ‘Contact 1’. Je bent nu een template aan het maken voor een aantal contacten. Standaard staat er 1 zender en 1 ontvanger, maar je kunt op de blauwe knop ‘Voeg ontvanger toe’ klikken en dan krijg je Contact 2 erbij. Voor de rest verandert er niet veel. Ter illustratie:

    Aangezien dit een template is, zie je hier geen namen. Je maakt nu een template voor een x-aantal ontvangers. In bovenstaand geval zijn dat er 2 (contact 1 en 2), maar je kunt er meerdere toevoegen. Vervolgens kun je in het document aangeven waar iedereen kan tekenen. Ter illustratie:

    De kleuren hierboven corresponderen met de zender en ontvanger. Voor de zender (paars) en Contact 1 (oranje) zijn drie velden aangemaakt. Contact 3 (groen) kan op dit moment alleen zijn/haar naam invullen.

    Klik vervolgens op ‘Opslaan’ om het template ook op te slaan.

    Als we klikken op ‘Onderteken en verstuur’ komen we in een nieuw scherm. We moeten nu eerst het document zelf ondertekenen. De blauwe pijl laat zien waar we heen moeten:

    Klik op het handtekeningveld en vervolgens zie:

    Bovenin zien we de methoden van handtekening zetten. We kunnen kiezen uit de opgeslagen handtekeningen. We kunnen er één typen, tekenen of uploaden. Voor de rechtsgeldigheid maakt het niet uit welk van de opties gekozen wordt. Bij de optie ‘Teken’, kun je met de muis je eigen handtekening tekenen.

    Na het zetten van de handtekening verschijnt de blauwe pijl weer.

    We gaan nu de datum invullen. Klik op het datumveld.

    Vul het datumveld in. De manier van schrijven is behoorlijk vrij. De volgende opties zijn allemaal geldig: ’15 april 2020’, ‘15 apr. 2020’ en ’15-04-2020’.

    Vervolgens moeten we nog de naam invullen. Hier kun je jouw naam intypen.

    Klik vervolgens bovenin op ‘Voltooien’.

    Stem in met de algemene voorwaarden als je dat nog niet had gedaan en klik op ‘Onderteken’.

    Als ontvangers ondertekend hebben, ontvang je hier een melding van per e-mail.

    De mensen die gevraagd zijn hun handtekening te zetten, zullen een e-mail krijgen. Deze ziet eruit als volgt.

    Om het document te tekenen, klik je op ‘Bekijk document’. Mochten mensen hier niet uitkomen en geen toegang tot deze handleiding hebben, dan kunnen ze altijd nog klikken op de handleidingen van SignRequest. Deze vind je vlak onder de groene knop en heet ‘Handleiding voor ondertekenen’.

    Als je op de juiste manier het document hebt voorbereid en de tekst-, datum- en handtekeningvelden hebt toegevoegd, wordt de gebruiker geleid door de blauwe pijlen en werkt het hetzelfde als het zelf ondertekenen. Zie hoofdstuk ‘Onderteken en verstuur’.

  • Andere functionaliteiten

    Met SignRequest is het mogelijk de handtekeningen te valideren. Hiermee controleer je of er met het bestand is geknoeid. Hiervoor heb je wel Adobe Acrobat Reader nodig. Dit is gratis en te verkrijgen via het Software Center of te downloaden via https://get.adobe.com/nl/reader/

    Als je het document opent (let op: open het document, niet de log-file), krijg je boven in het scherm een regel met daarin de knop ‘Handtekeningvenster’. Zie je deze regel niet? Dan kan er met het bestand geknoeid zijn.

    Klik op deze knop. Vervolgens zie je links in het scherm meer informatie voor alle ondertekenaars, in dit geval twee. De bovenste is dichtgeklapt, door op het pijltje te klikken, kun je dit scherm uitvouwen.

    Hier vind je extra informatie, zoals dat de handtekening geldig is en dat de PDF niet gewijzigd is, sinds deze handtekening is toegevoegd.

    Boven in het scherm staat ‘Mijn documenten’. Hier staan alle documenten die geüpload en verstuurd zijn. Let wel goed op of je op dit moment onder een team werkt of in je persoonlijke omgeving zit. De inhoud van de pagina ‘Mijn documenten’ kan hierdoor verschillen. In ons voorbeeld hieronder zitten wij in het UU Test Team.

    Na het klikken, komen we in het overzicht.

    Hier zien we dat er twee documenten zijn verstuurd voor ondertekening. De bovenste, van 16 april, is ondertekend en de onderste is bekeken.

    Als we klikken op één van beide documenten, kunnen we een meer gedetailleerde status zien. In onderstaand voorbeeld zien we dat het document is verzonden, maar nog niet bekeken. In het tweede voorbeeld daaronder zien we dat het document is bekeken, maar nog niet ondertekend. SignRequest stuurt altijd een e-mail naar jou als verzender, wanneer het document is ondertekend door iedereen. Tussendoor kun je hier wel de status bekijken.

    Hier is het mogelijk om, met de twee blauwe knoppen bovenin, het document te downloaden of de ‘Signing Log’ te downloaden. De Signing Log is een pdf-bestand met extra informatie en verificatie over de ondertekenaars. Dit is voor de rechtsgeldigheid van belang.

     

    Hier kun je ook, met de gekleurde knoppen onderin, van links naar rechts:

    • ‘Open document’ – het document openen
    • ‘SignRequest e-mail opnieuw verzenden’ – een handmatige herinnering versturen
    • ‘Annuleer document’ – het ondertekenverzoek annuleren.
    • ‘Opslaan als template’ – het document alsnog opslaan als template.

    Hier kun je instellingen als e-mailnotificaties wijzigen. Om hier te komen, klik op:

    Als je naar één van de menu opties gaat, krijg je datzelfde menu links ook te zien. Beide hebben niet dezelfde opties, maar als het links in het menu voorkomt en boven in het menu ook, dan hebben zij wel dezelfde functionaliteit.

    Templates

    Hieronder de opties voor templates

    1. Optie ‘SignRequest’ is een verzoek tot ondertekenen.
    2. Optie ‘Verander’ is het aanpassen van het document. Denk hierbij aan de verschillende velden die eerder zijn toegevoegd.
    3. Optie ‘Kopie’ maakt een kopie aan.
    4. Optie ‘Verplaatsen’ geeft de mogelijkheid tot het verplaatsen van deze template naar een ander team.
    5. Optie ‘Verwijderen’ verwijdert het template.

    Handtekeningen

    Bij handtekeningen kun je jouw handtekeningen aanpassen en toevoegen.

  • Heb je nog vragen na het volgen van deze handleiding, kijk dan ook eens of jouw vraag hier beantwoord wordt: https://help.signrequest.com/hc/nl

Laatst bijgewerkt op: 23/08/2021

Terug
Feedback

Heeft deze handleiding je geholpen?

Je helpt ons met jouw feedback. Zo kunnen we onze handleidingen verbeteren!

Sending