Office 365: Multi-factor authenticatie (MFA) FAQ

MFA voor gastgebruikers zal worden aangezet per 3 mei 2022.

Indien een externe gebruiker een gastaccount bij de UU krijgt, moet hier Multi-factor-authenticatie (ook wel MFA genoemd) op ingesteld worden om veiligheidsredenen. Dit gebeurt als diegene lid van een Teams-groep van de UU gemaakt wordt, toegang krijgt tot een SharePoint-site of OneDrive, of mappen/bestanden daarop.

In andere situaties, zoals deelnemen aan een losse Teams-vergadering, is dit niet van toepassing.

SharePoint, OneDrive en Teams zijn allemaal onderdeel van Office 365 (het online samenwerkingsplatform van Microsoft).

In deze FAQ vind je veel gestelde vragen en antwoorden en is opgedeeld in de volgende categorieën:

• Multi-factor-authenticatie en Office 365
• Praktische zaken
• Teams en Multi-factor-authenticatie

• 

  Multi-factor-authenticatie en Office 365

  Wanneer moet ik als gastgebruiker Multi-factor-authenticatie (MFA) gebruiken en wanneer niet?

  In de onderstaande situatie is Multi-factor authenticatie (MFA) voor gastgebruikers wel nodig:

  • Bij lidmaatschap: als een gastgebruiker toegang heeft gekregen of krijgt tot een Teams-groep of volledige SharePoint-site.
  • Bij het delen van bestanden: als een bestand of map vanuit OneDrive en of SharePoint direct met een gastgebruiker wordt gedeeld of gedeeld is.

  In de onderstaande situaties is Multi-factor authenticatie voor gastgebruikers niet nodig:

  • Teams vergadering: indien een gastgebruiker wordt uitgenodigd voor een losse Teams-meeting vanuit de agenda in Teams en/of Outlook.

  Wat is het verschil tussen 2FA (Twee-factor-authenticatie) en van MFA (Multi-factor-authenticatie)?

  De term die Microsoft hanteert wijkt af van de term die de UU gebruikt. De UU spreekt van 2FA (Twee-factor-authenticatie) en Microsoft van MFA (Multi-factor-authenticatie). Het principe is echter hetzelfde.

  Hoe vaak moet ik als gastgebruiker met MFA inloggen?

  MFA is alleen van toepassing bij inloggen. Dus als men gedurende de dag in Teams of SharePoint ingelogd blijft, zal dit slechts één keer zijn. Logt men uit, dan zal er bij het inloggen opnieuw om MFA gevraagd worden.

  Hoe stel ik als gastgebruiker Multi-factor-authenticatie in?

  Volg daarvoor deze handleiding: Office 365: Multi-factor authenticatie (MFA) voor gastgebruikers

• 

  Praktische zaken

  Ik ben mijn mobiele telefoon verloren en nu kan ik me niet meer aanmelden, wat moet ik doen?

  Neem contact op met je contactpersoon van de UU of neem direct contact op met de ICT Servicedesk van de UU. De ICT Servicedesk kan een reset van MFA uitvoeren, waarna bij inloggen in de UU-omgeving een nieuwe telefoon opgegeven kan worden voor MFA. Heb je nog geen nieuwe telefoon? Dan kun je de reset aanvragen op het moment dat je wel een nieuwe telefoon hebt.

  Waar kan ik als gastgebruiker met vragen terecht?

  In eerste instantie bij je UU contactpersoon of door op de handleiding/FAQ op de UU-handleidingensite te kijken. Kom je er niet uit, dan kan je contact opnemen met de ICT Servicedesk.

  Kan ik als gastgebruiker de Office 365 omgeving van de UU verlaten

  Ja, een gastgebruiker kan op elk moment een organisatie verlaten zonder contact op te nemen met een beheerder.

  • Met een werk- of schoolaccount ga je naar: https://myaccount.microsoft.com
  • Met een persoonlijk account ga je naar:
    https://myapps.microsoft.com

  Door te kiezen voor de optie ‘Organisatie verlaten’ verlies je de toegang tot alle Teams-groepen en bestanden die met je gedeeld zijn.

• 

  Teams en Multi-factor-authenticatie

  Wanneer moet ik als gastgebruiker MFA gebruiken in Microsoft Teams en wanneer niet?

  Multi-factor authenticatie voor gastgebruikers is in de onderstaande situaties wel nodig:

  • Lidmaatschap: als een gastgebruiker toegang heeft gekregen of krijgt tot een Teams-groep of een Teams-kanaal.

  Multi-factor authenticatie (MFA) voor gastgebruikers is in de onderstaande situaties niet nodig:

  • Teams meeting: Indien een gastgebruiker wordt uitgenodigd voor een losse Teams-meeting (vergadering) vanuit de agenda in Teams en of Outlook.
  • Teams live event met publieke toegang: indien een gastgebruiker wordt uitgenodigd voor een publieke live event waarbij inloggen niet nodig is.
  • Teams webinar: indien een gastgebruiker wordt uitgenodigd voor een Teams webinar vanuit de agenda in Teams en of Outlook.

  Moet ik als gast ook MFA instellen om een teams meeting (vergadering) van de Universiteit Utrecht bij te wonen?

  Nee, dat is niet nodig.

  Kan ik tijdens een teams meeting nog steeds bestanden delen met gastgebruikers zonder dat MFA nodig is?

  Ja, tijdens een Teams meeting kan je ook nog steeds op dezelfde manier bestanden delen met gastgebruikers door het uploaden van een document vanaf je computer. Voor het delen van een Cloud bestand vanuit OneDrive of een Teams-groep zal wel (inlog) en MFA gevraagd worden.

  Ik ben als gastgebruiker uitgenodigd voor verschillende Teams-groepen van de UU. Moet ik nogmaals met MFA inloggen als ik tussen de verschillende Teams-groepen wissel?

  Nee, dat is niet nodig. Je hoeft als gebruiker maar één keer met Multi-factor-authenticatie  in te loggen.

  Ik heb als gastgebruiker toegang tot meerdere Teams omgevingen (ook van andere organisaties). Kan ik binnen Microsoft Teams nog steeds wisselen naar een andere organisatie om teams-groepen en kanalen te zien waarvoor ik bent uitgenodigd?

  Ja, dat kan nog steeds op dezelfde manier. MFA is alleen van toepassing bij het inloggen op Teams-groepen van de Universiteit Utrecht en niet op de Teams-groepen (en kanalen) van andere organisaties.

Laatst bijgewerkt op: 15/03/2022