SCEM: Privé telefoon (Android)

Om op je mobiele telefoon of tablet toegang te krijgen tot de UU Microsoft 365 apps (Outlook, Teams, OneDrive, Word, etc.) en bijbehorende data, moet je de Bedrijfsportal app installeren.

Hierbij moet je telefoon of tablet:

• Voorzien zijn van een recente versie van Android (vanaf versie 11)
• Er moet een schermvergrendelingspincode ingesteld zijn (minimaal 6 cijfers)
• Je moet 2FA hebben ingesteld

Bij de UU worden de volgende apps als zakelijk beschouwd:

1. Company portal
2. Microsoft 365 (Office)
3. Microsoft Outlook
4. Microsoft OneDrive
5. Microsoft PowerPoint
6. Microsoft Word
7. Microsoft Excel
8. Microsoft OneNote
9. Microsoft Teams
10. Microsoft Skype for Business
11. Microsoft Lens – PDF Scanner
12. Microsoft Stream
13. Microsoft Lists
14. Microsoft Visio Viewer
15. Microsoft Whiteboard
16. Microsoft Launcher
17. Microsoft Planner
18. Microsoft 365 Admin
19. Microsoft Azure Information Protection Viewer
20. Microsoft SharePoint
21. Microsoft Kaizala
22. Microsoft PowerApps
23. Microsoft To-Do
24. Microsoft Power Automate
25. Microsoft Power BI
26. Microsoft Yammer
27. Microsoft Bookings
28. Microsoft Authenticator
29. Microsoft Dynamics CRM

RESTRICTIES

De onderstaande voorwaarden en beperkingen gelden voor appraten met een Android besturingssysteem;

• Het kopiëren (knippen/plakken) van zakelijk gegevens naar persoonlijke apps is niet mogelijk;
• Het kopiëren (knippen/plakken) van zakelijk gegevens tussen zakelijke apps is altijd mogelijk;
• Het opslaan van zakelijke documenten is alleen mogelijk in Microsoft OneDrive of Sharepoint;
• Het opslaan van zakelijke documenten op jouw eigen telefoon of tablet is niet mogelijk;
• Na 30 minuten (en het niet gebruiken van een zakelijke app) is het ingeven van de PIN code voor het openen van zakelijke app(s) opnieuw vereist.

Indien op het toestel al de Microsoft 365 app is geïnstalleerd om je zakelijke data te benaderen (zoals je UU mail) dan zal na installatie van Intune de data door de UU worden beveiligd. Als je UU account al gekoppeld is aan de applicaties dan kan de handleiding in sommige situaties afwijken.

APPLICATIE PIN

Tijdens de installatie van de eerste zakelijke applicatie zal je gevraagd worden om een applicatie PIN aan te maken (zie stap 11). Ook dit betreft een ‘complexe’ PIN. Deze applicatie PIN zal worden gevraagd bij het opstarten van een zakelijke applicatie. Na het invoeren van een correcte applicatie PIN zal de bedrijfsportal voor een periode van 4 uur toegang verlenen tot de applicatie. Daarna zal bij het opstarten van een zakelijke applicatie wederom om de applicatie PIN worden gevraagd.

Als je deze applicatie PIN 10x foutief hebt ingevoerd dan de applicatie PIN opnieuw worden ingesteld door het volgen en uitvoeren van de opgegeven instructies.

In deze handleiding is gebruikt gemaakt van een Samsung Android apparaat met Nederlandse taalinstellingen en de nieuwste versie van de Android OS. Het kan zijn dat de afbeeldingen verschillen met andere toestellen en Android versies.

• 

  Een 2FA app moet zijn geïnstalleerd voor het volgen van deze handleiding. Voor meer informatie over 2FA zie: https://intranet.uu.nl/2fa .

  OVERZETTEN 2FA EN GEGEVENS VAN OUD NAAR NIEUW TOETSEL
  Indien je een vervangend (zakelijk) toestel krijgt van je werkgever dien je informatie en applicaties over te zetten van je oude naar je nieuwe toestel. Voor het benaderen van UU-gegevens zoals je UU-mail dient jouw toestel beveiligd te zijn met SCEM.

• 

  Stap 1

  • Open de Google Play Store en zoek naar de app Bedrijfsportal of Company portal (indien het toestel in het Engels is ingesteld).
  • Kies voor Microsoft-bedrijfsportal en installeer de applicatie.

×

• 

  Stap 2

  • Tik op “Openen” zodra de applicatie geïnstalleerd is.

×

• 

  Stap 3

  Na het openen van de applicatie, wordt er gevraagd om je aan te melden. LET OP: hier NIET aanmelden, maar de applicatie afsluiten.

×

• 

  Stap 4

  Let op: indien Outlook al is geïnstalleerd kun je deze stap overslaan en direct door naar stap 5 gaan.

  • Open nogmaals de Google Play Store en zoek naar de  Microsoft Outlook app.
  • Selecteer de app en druk op “Installeren”.

   

×

• 

  Stap 5

  Na de installatie start Outlook automatisch op en ga je je account toevoegen.

  • Druk op “Account toevoegen”

×

• 

  Stap 6

  • Voer hier je zakelijke (@uu.nl) e-mailadres in.
  • En druk daarna op “Doorgaan”.

×

• 

  Stap 7

  Nu wordt je automatisch doorgestuurd naar het inlogscherm van de Universiteit Utrecht.

  • Geef het wachtwoord op dat hoort bij jouw @uu.nl e-mailadres en druk op “Continue”. De 2FA-app zal automatisch opstarten voor authenticatie.
  • Authentiseer in de app.

×

• 

  Stap 8

  Na de authenticatie moet jouw apparaat worden geregistreerd voor beveiligde toegang.

  • Druk op “Registreren”.

×

• 

  Stap 9

  Microsoft Outlook start nu op met de vraag of er een extra account toegevoegd moet worden. Voor nu kan dit worden overgeslagen.

  • Druk op Nu niet.

×

• 

  Stap 10

  Vervolgens zal je worden gevraagd voor toestemming om Microsoft Outlook toegang te geven tot persoonlijke werk gegevens.

  • Doe dit door op “Doorgaan” te drukken.

×

• 

  Stap 11

  Er wordt nu gevraagd om een pincode in te stellen voor de app. Deze moet uit 6 karakters bestaan.

  • Druk op “Ok”.
  • Nadat je een 6-cijferige pincode hebt ingevoerd, zal er worden gevraagd om dit ter bevestiging te herhalen.

×

• 

  Stap 12

  Outlook opent en je ziet je Inbox. Outlook is nu correct geïnstalleerd. Vervolgens stel je in dat jouw contacten worden gesynchroniseerd.

×

• 

  Stap 13

  • Om de contacten te synchroniseren druk je eerst op het vergrootglas icoon.
  • Selecteer dan het rondje met de 3 puntjes waaronder “Alle contactpersonen” staat.

×

• 

  Stap 14

  Er verschijnt nu een nieuwe scherm met de melding dat er nog geen contacten gesynchroniseerd zijn.

  • Druk op “Ga naar accountinstellingen”.

×

• 

  Stap 15

  In het venster met je Accountgegevens kan je synchroniseren van de accountgegevens aan zetten door op het schuifknopje te drukken.

  • Druk op het knopje naast “Contactpersonen synchroniseren”.

×

• 

  Stap 16

  Het operating system zal nu toestemming vragen voor Outlook om toegang te krijgen tot je contactgegevens.

  • Druk op “Toestaan”.

  De contacten worden nu gesynchroniseerd.

×

• 

  Stap 17

  In hetzelfde venster van de Accountgegevens kan je ook de agenda synchroniseren.

  • Druk op het knopje naast “Agenda’s synchroniseren”

×

• 

  Stap 18

  Het operating system zal nu toestemming vragen voor Outlook om toegang te krijgen tot je agenda.

  • Druk op “Toestaan”.

  De agenda worden nu gesynchroniseerd. Je kan de Accountgegevens nu verlaten. Outlook is nu goed ingesteld.

×

Laatst bijgewerkt op: 28/09/2023