Tijdschrijven voor onderzoeksprojecten
Bij de UU schrijf je alleen tijd als een subsidieverstrekker dit eist in de subsidievoorwaarden. De tijdregistratie geeft inzicht in personeelskosten die op het WBS-element van het project, of de activiteit, geboekt zijn. Om dubbele registratie te voorkomen, worden de reeds in de HR-portal geregistreerde uren automatisch voor jou overgenomen.
-
Een juiste, tijdige en volledige registratie bereik je het makkelijkst door:
- De uren zo mogelijk dagelijks in te voeren,
- De uren wekelijks te verzenden voor goedkeuring,
- Je verlofuren vooraf in de HR-portal te zetten,
- Ervoor te zorgen dat alle uren van een betreffende maand ingevoerd, verzonden en goedgekeurd zijn voordat de maand wordt afgesloten. Dit gebeurt meestal de tweede dinsdag van de nieuwe maand. Je ontvangt een reminder in je email als de deadline nadert.
We raden aan ‘hele’ uren te schrijven. Het is echter wel mogelijk om daarvan af te wijken. Dit kan door aan te geven hoeveelste deel van een uur je gewerkt hebt, zo registreer je 1 uur en 30 minuten bijvoorbeeld als 1,50 uur.
Werk je bij diergeneeskunde? Uren besteed aan een medische afspraak kun je boeken als ‘Overige uren’.
Heb je een functiecontract? Het systeem vult dan een standaard van 40 uur in bij ‘Roosteruren’ -
Stap 1
Ga naar https://mijn.uu.nl en log in met je Solis-id, wachtwoord en je Twee-factor-authenticatie (2FA).
-
Stap 2
Ga naar het tabblad ‘Zelf regelen’ en klik op de tegel ‘Tijdschrijven’.
-
Stap 3
Klik op bewaren om de ingevoerde uren op te slaan als concept. Op deze manier kun je gefaseerd je uren schrijven en hoef je maar 1 keer per week de uren naar de goedkeurder te verzenden.
-
Er zijn een aantal situaties waarbij je er een melding bovenin het scherm verschijnt. In onderstaande tabel worden de meldingen verder toegelicht.
Melding Toelichting Aan-/afwezigh. dd.mm.jjjj – dd.mm.jjjj ligt in periode met vrije dagen (a (dd-mm) Deze waarschuwing verschijnt wanneer je uren registreert op vrije dagen. Je kan de uren wel opslaan en verzenden ter goedkeuring. Conflict met aan-of afwezigheid gedurende de hele dag (dd.mm) Deze waarschuwing verschijnt wanneer het dagtotaal van werk- en afwezigheidsuren meer is dan de roosteruren op de betreffende dag. 1 van 1 tijden zijn niet vrijgegeven omdat ze in de toekomst liggen (dd.mm) Deze melding verschijnt als je toekomstige uren ter goedkeuring hebt verzonden. Het is wel mogelijk om toekomstige uren te registreren en bewaren. -
Stap 4
Zo snel mogelijk na afloop van een kalendermaand, uiterlijk de 3e van de volgende maand verstuur je jouw geschreven uren naar de goedkeurder door op ‘Verzenden voor goedkeuring’ te klikken. De uren verkrijgen daarmee de status ‘Verzonden uren’. Indien de uren zijn afgekeurd, status ‘Afgekeurde uren’, kun je met behulp van de knop ‘Corrigeren’ de uren aanpassen en vervolgens opnieuw aanbieden. Zodra de uren zijn goedgekeurd, verkrijgen de uren de status ‘Goedgekeurde uren’.
-
Toelichting knoppengebruik
Selecteer hier de week/dag waarover je tijd wilt schrijven.
Klik hier op het vergrootglas icoon om te zoeken in apps.
Klik op ‘Commentaar’ om opmerkingen bij geschreven uren te plaatsen.
Door op ‘Corrigeren’ te klikken, kun je de reeds ingezonden uren corrigeren. Let wel op: je moet de gecorrigeerde uren opnieuw verzenden voor goedkeuring.
Klik op opslaan om de uren ingevoerde uren op te slaan als concept. Op deze manier kun je gefaseerd je uren schrijven en hoef je toch maar 1 keer per week de uren naar de goedkeurder te verzenden.
Door op de download knop rechtsboven naast de ‘Commentaar’ knop te klikken kan je een urenoverzicht van je geschreven uren downloaden en opslaan als .pdf bestand.
Goedgekeurde uren kunnen alleen voorzien van commentaar gecorrigeerd worden.
De goedkeurder ziet de oude en de nieuwe uren & het commentaar.
2 maanden na afloop van de maand van rapporteren kan er niet meer via het systeem gecorrigeerd worden. Dus uren over maart kunnen technisch uiterlijk 31-5- 2023 aangepast worden. Na die periode moeten correcties door de controller via Topdesk worden aangevraagd.
-
Er is een gebruikersvriendelijke overzichtspagina als je de site benaderd via een mobiele toestel. Hierdoor zie je bijvoorbeeld meteen voor welke week je nog uren moet verzenden voor goedkeuring.
-
Let op: je moet per week je uren verzenden.
-
Bekijk voor actuele informatie de intranetpagina Tijdschrijven
Laatst bijgewerkt op: 22/01/2024