Vervanging instellen voor goedkeuring van uren, declaraties, bestellingen en facturen

Indien je voor een langere periode met verlof gaat of om een andere reden tijdelijk niet je functionele
goedkeuringen kunt doen, is het belangrijk om je vervanging hiervoor te activeren. Leidinggevenden kunnen ook vervanging instellen voor hun medewerkers, bijvoorbeeld in geval van ziekte. Het instellen van vervanging kan eenvoudig en snel via de nieuwe vervangingstegel in https://mijn.uu.nl.

Door je vervanging tijdig en correct in te stellen, voorkom je onnodige vertragingen in de financiële processen. Daarnaast voorkom je dat collega’s extra werk hebben aan jouw afwezigheid.

• 

  • Je hoeft niet te wachten tot vlak voor je verlof met een vervanger instellen. Het kan al ruim van tevoren.
  • Wil je in Mijn Inbox alleen de items zien van de persoon voor wie je vervanger bent? Als je op het filter-icoontje onderaan klikt, selecteer dan ‘Personen die ik vervang’. Zo zie je alleen de items van je vervanger.

  Mocht je vragen hebben, neem dan contact op met de key-user SAP-IM van jouw faculteit of dienst. Wil je weten wie dat is? Kijk dan op de intranetpagina inkoopfactuur.

• 

  Stap 1

  Ga naar https://mijn.uu.nl en log in met je Solis-id, wachtwoord, en twee-factor-authenticatie (2FA).

×

• 

  Stap 2

  Klik op de tegel ‘Vervanging’.

×

• 

  Stap 3

  Om een nieuwe vervanging aan te maken, klik dan rechtsboven op de knop ‘+ Nieuwe vervanging’.

×

• 

  Stap 4

  Er komt een pop-up scherm. Vul deze helemaal in (zie hieronder voor uitleg). Als je dit gedaan hebt, klik dan op ‘Bewaren’. Je vervanging is geactiveerd! Mocht je een geactiveerde vervanging nog willen aanpassen, klik dan op de betreffende balk in de kalender. Pas aan en klik daarna weer op ‘Bewaren’. Je kunt de vervanging ook verwijderen door te klikken op de knop ‘Intrekken’.

  Let op: aanpassen en intrekken kan alleen bij vervangingen in de toekomst (= vanaf de volgende dag).

×

• 

  Aandachtspunten

  Vervanging instellen voor

  Selecteer de persoon voor wie je de vervanging instelt. Standaard staat je eigen naam weergegeven, maar leidinggevende kunnen ook hun medewerkers selecteren voor wie vervanging mogelijk is.

  Type vervanging

  Selecteer het type vervanging ofwel rol waarvoor je de vervanging aanvraagt. Je kan afhankelijk van je rol kiezen uit Goedkeurder uren, Goedkeurder uren (alternatief), en Financiële vervanging

  Periode aanwezigheid

  Stel als vervanger iemand in die de betreffende periode ook daadwerkelijk aanwezig is. Indien die persoon ook weer vervanging instelt, wordt jouw vervanging daarin NIET meegenomen.

  Meerdere rollen

  Mocht je meerdere rollen hebben (bijvoorbeeld decentrale controleur en budgethouder), dan moet je voor de verschillende rollen ook verschillende vervangingen instellen.

  Berichtgeving workitems

  • Workitems komen binnen in het portaal van de vervanger. De vervanger krijgt geen emailnotificaties
    over jouw workitems.
  • Workitems blijven ook binnenkomen in het portaal van degene die de vervanging heeft ingesteld. E-mailnotificaties over de workitems komen nog steeds én uitsluitend binnen bij degene die de vervanging heeft ingesteld.

  Goedkeuringslimiet

  De vervanger krijgt met jouw vervanging ook tijdelijk ‘jouw’ goedkeuringslimiet. Dus als je vervanger een lagere goedkeuringslimiet heeft, is dit geen probleem.

  Winkelwagen verlofperiode / afwezigheid

  Je winkelwagen van vóór je verlofperiode/afwezigheid is ook zichtbaar voor de vervanger. De vervanger kan hier ook acties op ondernemen. Stem dit onderling af.

Laatst bijgewerkt op: 23/01/2023