Logo Universiteit Utrecht

Terug
Doelgroep: Medewerkers en Studenten

Whiteboard: installeren en FAQ

Deze handleiding beschrijft hoe je Microsoft Whiteboard kunt installeren en gebruiken. MS Whiteboard is een tool met digitale Whiteboard functionaliteit bedoeld voor gezamenlijk gebruik, bijvoorbeeld tijdens een brainstorm sessie.

Je kunt MS Whiteboard gebruiken als applicatie vanaf je (Windows) computer of direct vanuit een MS Teams meeting. MS Whiteboard is een onderdeel van Office 365.

Installeren op een (Windows) computer

Installeer MS Whiteboard direct vanuit het Software Center van de UU (vanaf stap 1) of direct vanuit de Microsoft Store (vanaf stap 2). Aan het gebruik van Whiteboard zijn geen extra licentie kosten verbonden.

  • Stap 1

    • Klik op ‘install’ om MS Whiteboard te installeren. Je wordt verder geleidt naar de Microsoft store.

  • Stap 2

    • Klik vervolgens op ‘Get’

  • Stap 3

    • Klik in het onderstaande scherm op ‘No, thanks’

    Whiteboard is nu geïnstalleerd, klik op ‘Launch’  en volgens bij de License en Terms op ‘Accept’.

  • Whiteboard FAQ

    Om gebruik te maken van het Microsoft Whiteboard moet je ingelogd zijn met jouw universitaire medewerkers- of studentenaccount.

    Vanaf een universitaire werkplek ben je automatisch ingelogd. Log in andere situatie in met jouw UU e-mailadres en Solis-wachtwoord.

    1. Klik tijdens een Teams meeting op de knop schermdelen (icoon met de pijl naar beneden) en selecteer ‘Whiteboard’.
    2. Alle deelnemers van de teams meeting hebben toegang tot deze whiteboard. Afhankelijk van de gekozen optie kunnen alle deelnemers wijzigingen aanbrengen of mee kijken in een ‘read-only’ status. Voor meer informatie zie de Microsoft help pagina.
    3. Indien de Whiteboard applicatie geïnstalleerd is (alleen voor Windows gebruikers) kan deze applicatie vanuit de Teams meeting geopend worden door te klikken op ‘openen in app’ en vervolgens ‘app openen’. De whiteboard applicatie (app) voor Windows beschikt over meer functionaliteiten dan de online variant vanuit Microsoft Teams en wordt daarom geadviseerd te gebruiken.

    Al je whiteboards worden opgeslagen onder je eigen universitaire medewerkers- of studentenaccount.  Je kunt de whiteboard op verschillende manieren terug vinden.

    Vanuit de Whiteboard applicatie:

    1. Open de Whiteboard applicatie (app) vanaf je computer.
    2. In het eerste scherm zie je een overzicht van alle whiteboards. Hier tref je ook al je whiteboards die tijdens een MS Teams meeting zijn gemaakt.
    3. Tijdens het maken van een whitboard Klik op de pijlknop ‘Terug’ om naar de andere opgeslagen whiteboards te gaan.

    Vanuit de Teams meeting:

    1. Ga in Microsoft Teams naar Agenda.
    2. Open de gewenste vergadering en ga naar het tabblad Whiteboard.

    Alle deelnemers van de teams meeting hebben toegang tot deze whiteboard. Deze whiteboard is beschikbaar zodra er een teams meeting wordt aangemaakt en is voorafgaand aan de vergadering reeds beschikbaar voor gebruik.

    1. Klik vanuit Microsoft Whiteboard op de knop (links) ‘Uitnodigen’ en type vervolgens de naam van de persoon en klink vervolgens op ‘invite’.
    2. Het is (nog) niet mogelijk om een whiteboard met gastgebruikers te delen.

    Ja, voor Macgebruikers is de web versie van Microsoft Whiteboard beschikbaar vanuit Microsoft Teams of Online vanuit de browser. De web versie beschikt echter over minder functionaliteit dan de Windows Whiteboard applicatie (app).

    Voor meer informatie zie deze help pagina met de verschillen van Microsoft.

    • Tik op het personenpictogram en tik vervolgens op het penpictogram naast je profielfoto om machtigingen te wijzigen.
    • Kies in de vervolgkeuzelijst de optie ‘Mag bewerken’ of ‘Alleen-lezen’.

    Iedereen die je uitnodigt, kan een machtiging krijgen voor bewerken of alleen-lezen. Standaard mogen uitgenodigde gebruikers het board hernoemen en bewerken en ook delen met anderen en anderen verwijderen. Ze kunnen het board zelf of de eigenaar niet verwijderen.

    Nee, er wordt niet geadviseerd om deze bijzondere persoonsgegevens in Whiteboard met andere te delen.  Verwijder de Whiteboard direct na de meeting indien hier bijzondere persoonsgegevens op geplaatst zijn.  Kijk op het intranet (https://intranet.uu.nl/privacy-bij-de-uu-0)  om inzicht te krijgen in de bijzondere persoonsgegevens.

    Exporteren:

    Tik op de . . . voor het whiteboard dat je wilt exporteren, en selecteer vervolgens ‘Afbeelding exporteren’ (.png).

    Er wordt dan een Verkenner-venster geopend, waarin je kunt kiezen waar je de afbeelding wilt opslaan.

    Verwijderen:

    • Klik op de  puntjes (. . .)  voor het whiteboard dat je wilt verwijderen, en selecteer vervolgens ‘Verwijderen’.
    • Er bestaat (nog) geen prullenbak functie voor de Whiteboard. Je whiteboard wordt definitief verwijderd en kan niet meer worden teruggehaald.

    Klik in je Whiteboard op het settingsmenu en ga naar Privacy en beveiliging.

    • Met de knop ‘Optionele verbonden functies voor whiteboard’  (in het Engels ‘Optional connected experiences’) kunnen deze cloud functies aan- of uit worden gezet.
    • Standaard staat deze mogelijkheid uit. De eerste keer dat je Whiteboard gebruikt kan je aangeven of je deze functies wilt aanzetten.

    Deze functionaliteiten maken gebruik van Clouddiensten waarbij Microsoft Verwerkingsverantwoordelijke is en de Universiteit Utrecht formeel geen rol heeft.   De diagnostische data van dit gebruik (dus niet de inhoud die jezelf maakt) wordt opgeslagen in de Verenigde staten. Deze data wordt gepseudonimiseerd maar conform de AVG richtlijnen wordt dit wel gezien als persoonsgegevens.

    Wil je niet dat deze diagostische gegevens verzameld worden?  Dan kan je deze uitzetten, maar  verlies je wel bepaalde functionaliteiten zoals handschriftherkenning en het automatisch converteren van Office bestanden naar afbeeldingen.

    In deze PDF vind je de aanvullende privacy policy voor het gebruik van Microsoft Whiteboard: Aanvullende privacy policy voor Microsoft Whiteboard.

    • Klik onderin Whiteboard op de knop ‘Invoegen’ en klik op ‘Templates’.
    • Selecteer vervolgens een template naar keuze.

    Opmerking: Templates zijn nog niet beschikbaar in de webversie van Whiteboard, maar zullen in de toekomst wel in de webversie beschikbaar komen.

    • Klik in Microsoft Teams op ‘Agenda’
    • Open een geplande meeting (of maak een nieuwe meeting aan) en klik vervolgens op de Whiteboard tab.
    • Er wordt een Whiteboard aangemaakt die voorafgaand aan de meeting kan worden gevuld. Iedereen die uitgenodigd is voor de meeting heeft automatisch toegang tot de Whiteboard.

    Voor meer informatie (handleidingen en roadmap) zie de Office 365 support pagina

  • Meer FAQ vind je op de Microsoft Whiteboard Help pagina.

Laatst bijgewerkt op: 23/08/2021

Terug
Feedback

Heeft deze handleiding je geholpen?

Je helpt ons met jouw feedback. Zo kunnen we onze handleidingen verbeteren!

Sending