Teams: workshop geven
Heb je nog nooit gebruik gemaakt van Microsoft Teams? Lees dan deze handleiding om te zien hoe je de applicatie download. Hiervoor heb je een Microsoft account nodig.
Microsoft Teams biedt een mooie, interactieve ervaring die het beste werkt met de Teams-app. We raden je aan de app te downloaden als je die nog niet hebt, omdat niet alle browsers worden ondersteund. Wanneer je deelneemt aan dit evenement, zijn je naam, e-mailadres en/of je telefoonnummer zichtbaar in de deelnamelijst van de sessie. Door deel te nemen aan dit evenement, ga je hiermee akkoord.
-
Stap 1
Geluid en camera
Klik rechtsbovenin op je ‘profielfoto’ en vervolgens op ‘Settings. Onder ‘Devices’ kun je eventueel je webcam en/of microfoon en speaker aanpassen indien nodig.
Voor het gebruik van Microsoft Teams in een event is het wenselijk als iedereen gebruik maakt van een webcam en een ‘headset’. Met een ‘headset’ bedoelen wij een koptelefoon met microfoon, maar ook bijv. ‘oortjes’. Dit voorkomt een eventuele echo als iemand anders in de meeting spreekt.
-
Stap 2
De ‘New meeting experience’ aanzetten
Om ervoor te zorgen dat je tijdens het event iedereen in de meeting tegelijkertijd kunt zien, adviseren we je om de ‘New meeting experience’ aan te zetten. Klik rechtsbovenin in Teams op je ‘profielfoto’ en vervolgens op ‘Settings’.
-
Stap 3
In ‘Settings’ vink je ‘Turn on new meeting experience’ aan. Om er helemaal zeker van te zijn dat alles is doorgevoerd moet je je Teams volledig afsluiten. Dit doe je door met rechtermuis te klikken op je Teams icoon in je taakbalk en dan op ‘Quit’.
Vervolgens start je Teams opnieuw op en is de nieuwe vergader experience geactiveerd.
Tijdens een meeting kan je vervolgens iedereen tegelijkertijd zien, door rechtsbovenin op de ‘…’ te klikken en ‘Large gallery’ te selecteren.
-
Stap 4
Jouw workshop ‘ruimte’
Voor iedere workshop is er een kanaal aangemaakt in de Teams omgeving. Klik op de pijl naar ‘hidden channels / verborgen kanalen’ en zoek de titel van jouw workshop.
Klik op de titel van jouw kanaal om het te openen. Ga vervolgens naar de ‘…’ naast de titel van je kanaal en klik op ‘Pin’ en ‘Show’.
Hiermee zorg je ervoor dat dit kanaal bij het openen van Teams nu altijd gelijk voor jou zichtbaar is.
-
Stap 5
Je kunt eventueel voorafgaand aan het evenement je workshopruimte verder vormgeven. Je kunt eventueel bestanden delen onder ‘Files’ en alvast een welkomstbericht plaatsen voor deelnemers door een ‘New conversation’ te starten.
-
Stap 6
Afhankelijk van de organisatie van het congres staat hier al een meeting gepland voor het tijdstip van de workshop. Zo niet dan kun je dit zelf doen door rechtsbovenin op ‘Meet’ te klikken en te kiezen voor ‘Schedule a meeting’.
-
Wil je tijdens je workshop gebruik maken van Break-out rooms waarin de deelnemers in kleinere groepen uiteen gaan? Lees dan hier hoe je dit kunt organiseren: Breakout rooms work-around Teams NL. -
Stap 7
De Workshop
De deelnemers ontvangen voorafgaand aan het event een link naar het kanaal waarin hun workshop plaatsvindt. In het kanaal kunnen ze vervolgens op ‘Join’ klikken om de meeting te starten.
-
Stap 8
In de meeting heb je als workshopgever verschillende opties. Klik allereerst op ‘Join’:
- Het scherm opent zoals op de afbeelding hiernaast. Eventueel kun je je devices nog aanpassen door op het tandwiel te klikken. Let op dat het puntje bij zowel je camera als je microfoon naar rechts staat, zodat beiden ingeschakeld staan.
- Klik op ‘Join now’ om de meeting te starten.
-
Stap 9
Nadat je op ‘Join now’ hebt geklikt, zie je rechts bovenin je scherm nu deze knoppen (zie afbeelding).
Van links naar rechts op de afbeelding:
- Hier vind je de deelnemers van het event.
- In dit venster kun je chatberichten naar elkaar sturen.
- Dit handje kunnen deelnemers gebruiken om virtueel hun hand op te steken. Hun videoscherm wordt dan omringt en hierdoor weet jij dat ze een vraag willen stellen.
- De ‘…’ biedt meerdere opties. Hieronder de mogelijk relevante:
– ‘Large gallery’. Door dit te selecteren kun je alle deelnemers tegelijkertijd zien.
– ‘Apply background effects’. Hiermee kun je eventueel je achtergrond aanpassen.
-‘Start recording’. Hiermee kun je de workshop eventueel opnemen.
- Hiermee zet je je camera aan en uit. Als er een streep doorheen staat, staat deze uit.
- Hiermee zet je je microfoon aan en uit. Als er een streep doorheen staat, staat deze uit.
- Hiermee kun je eventueel je scherm delen. Meer informatie daarover lees je in de volgende stap.
- Met deze knop verlaat je de vergadering.
-
Stap 10
Er zijn 4 manieren om content/informatie te delen met de deelnemers:
1. Je kan je volledige scherm delen via de optie ‘Desktop’. Hierbij laat je alles wat er op jouw scherm gebeurt zien aan de deelnemers. Dit is handig als je informatie uit verschillende applicaties wilt delen. Hierbij wordt aangeraden om alle vensters die je niet wilt laten zien te sluiten voor je aan je workshop begint.
2. Je kan een openstaande applicatie of pagina delen via de optie ‘Window’. Je kiest hierbij voor het venster dat je wilt delen. Alleen dat scherm zal zichtbaar worden voor de deelnemers. Als je ergens anders iets doet op je computer zien de deelnemers dat niet.
3. Je kan een powerpointbestand delen via de optie ‘Powerpoint’. Je kan hier een document inslepen of hem zoeken via ‘Browse’. Via ‘Browse’ kunnen ook eventuele andere documenten gedeeld worden. Let op: Deelnemers kunnen de presentatie overnemen. Er verschijnt bij deelnemers een knop ‘Take control’, dan kan een deelnemer de presentatie besturen.
4. Je kan whiteboard delen via de optie ‘Whiteboard’, bijvoorbeeld om te tekenen of schrijven. Daarnaast kun je het Whiteboard ook gebruiken om bijvoorbeeld te brainstormen met deelnemers. In deze handleiding vind je meer informatie over Whiteboard: Whiteboard: installeren en FAQ.
-
Stap 11
Bestanden delen
In het Teams kanaal vind je een tabblad ‘Posts’, hier kun je berichten uitwisselen met de andere deelnemers.
Daarnaast vind je ook een tabblad ‘Files’, hier vind je de bestanden die zijn gedeeld in het kanaal of klaargezet door degene die de workshop organiseert.
-
Stap 12
Je kunt ook samenwerken in documenten. Wanneer er in documenten die openbaar zijn wordt gewerkt is dit voor iedereen zichtbaar. Meerdere mensen kunnen samenwerken in een document. Er is een chatfunctie in Word zodat er tijdens het bewerken gemakkelijk overlegd kan worden.
Het is mogelijk om te werken in de desktop app (Word) wanneer deze geïnstalleerd is op de computer. Deze kan vanuit Teams geopend worden door op de drie puntjes in de rechterbovenhoek te klikken. Veranderingen die worden doorgevoerd in de desktop app zullen ook in Teams verschijnen.
-
Stap 13
Algemene tips
- Gebruik de ‘…’ om ‘Large gallery’ te selecteren. Door dit te selecteren kun je alle deelnemers tegelijkertijd zien.
- Zet als je niet spreekt je microfoon uit om onnodig achtergrondgeluid te voorkomen.
- Eventueel kun je de webcam van jezelf of iemand anders die spreekt groot in beeld brengen. Ga hiervoor naar de deelnemerslijst (meest linker knop bovenaan in je scherm) en klik op de ‘…’ naast de deelnemer die je groot in beeld wil brengen en selecteer ‘Spotlight’. Iedere deelnemer ziet deze persoon nu groot in beeld.
- Je kunt ook de chat optie gebruiken om even met elkaar te overleggen (zie afbeelding)
Laatst bijgewerkt op: 24/01/2023