Logo Universiteit Utrecht

Terug

Hybride werken: Vergaderen

We werken op kantoor, maar ook vanuit huis. Hierdoor kun je vergaderingen, brainstormsessies en overleggen hebben met mensen op locatie maar ook online of een combinatie van beide. Het zogeheten hybride vergaderen, is hiervoor de uitkomst. In deze handleiding leggen we hoe hoe dit in zijn werk gaat.

Klik hier voor de Quickstart flyer voor een snel overzicht.

Klik hier voor een kort introductie filmpje over hybride vergaderen: https://video.uu.nl/videos/hybrid-meetings/.

  • Stap 1

    De vergadering plannen

    Een hybride vergadering plannen is eenvoudig. In Outlook of Teams maak je een nieuwe Teams-vergadering aan. Naast de deelnemers voeg je aan de vergadering een hybride vergaderruimte toe als Locatie. Je klikt hiervoor op ‘Ruimte zoeken’ en vervolgens selecteer je het gewenste gebouw. Vervolgens krijg je de ruimtes te zien die je kunt boeken.

    In de laatste versie van Outlook kan je een hybride vergaderruimtes vinden door te zoeken op de functie Hybride Vergaderen. Dit is nu alleen beschikbaar in de webversie van Solis-mail en beschikbaar in Outlook na de volgende update. Op intranet.uu.nl/kennisbank/hybride-vergaderen staat een overzicht van de hybride vergaderzalen.

    In de Planningsassistent bekijk je de beschikbaarheid van de gewenste vergaderruimte. De hybride vergaderzalen zijn verschillend in grootte. Kies de zaal die past bij het aantal deelnemers dat op locatie deelneemt aan de vergadering.

    Het advies is om niet te veel mensen op afstand te laten deelnemen, om een gelijkwaardige beleving te creëren. Technisch gezien kan je veel mensen online laten deelnemen, maar bedenk dan goed dat het de meerwaarde van het hybride vergaderen niet ten goede komt. Overweeg dan of het niet beter is om er een vergadering van te maken die geheel via Teams gaat.

    Na het versturen van de uitnodiging voor de vergadering is de geselecteerde vergaderruimte voor jouw vergadering gereserveerd. Voor sommige ruimtes moet de aanvraag nog goedgekeurd worden. Hierover ontvang je via de mail bericht na het versturen van de uitnodiging.

  • Stap 2

    De vergadering starten

    In de ruimte die je voor de vergadering hebt gereserveerd, staat alles klaar om te beginnen. Je heb hiervoor geen laptop nodig en je hoeft nergens in te loggen. In de hybride vergaderruimte is een touchpanel. Hierop regel je alles voor de Teams-vergadering.

    Jouw vergadering staat voor je klaar op het touchpanel. Druk op Join om de vergadering te starten. Iedereen in de ruimte is zichtbaar voor de mensen die op afstand deelnemen. De deelnemers op afstand nemen deel aan de Teams-vergadering zoals ze dat gewend zijn door in Teams op Join of Deelnemen te klikken. Deelnemers op afstand worden zichtbaar op het grote scherm in de vergaderruimte.

    Je bent nu klaar om jouw hybride vergadering te beginnen.

  • Stap 3

    Tijdens de vergadering

    Tijdens de vergadering is het eenvoudig om content te delen, deelnemers te muten en alle andere functies die we in Teams gewend zijn te gebruiken. Hiervoor gebruik je het touchpanel in de ruimte. De knoppen op dit touchpanel zien er hetzelfde uit als in Teams.

  • Stap 4

    Camera en geluid

    In de hybride vergaderruimte zijn een microfoon en camera aanwezig voor de deelnemers op locatie. Op het touchpanel kun je de camera uitzetten en de microfoon muten van de ruimte en van de deelnemers op afstand. Ook kun je het volume aanpassen.

  • Stap 5

    Content delen

    Door je laptop via de HDMI-kabel aan te sluiten op het touchpanel wordt jouw content zichtbaar op het contentscherm in de ruimte. Door schermcontent via HDMI delen aan te zetten op het touchpanel wordt jouw scherm ook zichtbaar voor de deelnemers op afstand.

    Wil een deelnemer op afstand aan de vergadering, een presentatie geven of zijn scherm delen, dan gaat dat zoals gebruikelijk in Teams. De content is op het contentscherm te zien in de vergaderruimte en op het andere scherm blijven de deelnemers op afstand zichtbaar.

  • Stap 6

    Layout op scherm aanpassen

    Je kunt de indeling op het scherm aanpassen: alle deelnemers even groot (gallery), een gecombineerd overzicht (één deelnemer groot en de rest klein) of de presentatie tonen.

  • Stap 7

    Deelnemers pinnen of spotlighten

    Je kunt een deelnemer die op afstand bij de vergadering is, pinnen of spotlighten zodat diegene groot in beeld is. Hiervoor druk je op het touchpanel op ‘pin of spotlight’.

  • Stap 8

    Deelnemers toevoegen of verwijderen

    Zowel de deelnemers op afstand, als de deelnemers op locatie kunnen deelnemers toevoegen aan de vergadering. In de vergaderruimte doe je dat via het touchpanel door Add participants te kiezen en de persoon die je wilt uitnodigen op te zoeken. Je kunt deelnemers die op afstand bij de vergadering zijn, verwijderen uit de meeting via het touchpanel.

  • Stap 9

    Vergadering afronden

    Ben je klaar met de vergadering? Sluit de vergadering dan af, door op Leave te klikken op het touchpanel.

Laatst bijgewerkt op: 3/09/2021

Terug
Feedback

Heeft deze handleiding je geholpen?

Je helpt ons met jouw feedback. Zo kunnen we onze handleidingen verbeteren!

Sending